Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Panelu B2B jest Benjy-Flora sp. z o.o. z siedzibą w Mechnicach, ul. Niemodlińska 55, 46-073 Mechnice, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 6.000,00 zł, KRS: 0001144316, NIP: 9910515378, REGON: 36872252100000 (dalej „Administrator”).

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@benjy-flora.pl lub na adres korespondencyjny podany powyżej.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, dlatego prosimy o kierowanie zapytań dotyczących ochrony danych osobowych na wskazane powyżej dane kontaktowe.

2. Jakie dane przetwarzamy

W związku z korzystaniem z Panelu B2B Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne i rejestrowe przedsiębiorcy, w szczególności nazwę firmy, NIP, REGON, numer KRS, adres prowadzenia działalności, status podatnika VAT oraz numery rachunków bankowych ujawnione w Wykazie podatników VAT (tzw. Biała Lista Ministerstwa Finansów);
• dane osób reprezentujących przedsiębiorcę lub wskazanych jako osoby kontaktowe, w szczególności imię i nazwisko, stanowisko służbowe, adres e-mail oraz numer telefonu;
• dane związane z utworzeniem i obsługą konta w Panelu, obejmujące adres e-mail użytkownika, identyfikator konta oraz hasło przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej;
• dane dotyczące składanych zamówień, historii zakupów, cen indywidualnych, adresów dostawy, dokumentów sprzedażowych (w tym faktur, dokumentów WZ i faktur korygujących), reklamacji oraz korespondencji prowadzonej za pośrednictwem Panelu;
• dane techniczne związane z korzystaniem z Panelu, w szczególności adres IP, identyfikatory sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce internetowej oraz logi systemowe niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa usług;
• dane dotyczące złożonych oświadczeń: akceptacji Regulaminu i Ogólnych Warunków Sprzedaży oraz decyzji dotyczącej plików cookie, obejmujące oznaczenie i odcisk kryptograficzny (SHA-256) zaakceptowanej wersji dokumentu, datę i godzinę oświadczenia, adres IP oraz informacje o przeglądarce;
• dane statystyczne dotyczące sposobu korzystania z Panelu, zbierane wyłącznie po wyrażeniu zgody na wykorzystanie analitycznych plików cookie;
• inne dane przekazane przez osoby kontaktujące się w związku z obsługą Panelu, strony bądź zamówienia.

Administrator może pozyskiwać dane osobowe bezpośrednio od użytkownika, od przedsiębiorcy, którego użytkownik reprezentuje, z prowadzonego systemu sprzedażowego oraz z publicznie dostępnych rejestrów, w szczególności CEIDG, KRS, rejestru REGON oraz wykazu podatników VAT.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów oraz na podstawach przewidzianych w art. 6 ust. 1 RODO. Dane są przetwarzane w celu:

• zawarcia i wykonania umowy, w tym utworzenia i prowadzenia konta w Panelu B2B, obsługi zamówień, realizacji dostaw, udostępniania dokumentów sprzedażowych oraz zapewnienia komunikacji związanej z realizacją współpracy handlowej — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w odniesieniu do danych osoby prowadzącej działalność gospodarczą, która jest stroną umowy zawartej z Administratorem) lub na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w odniesieniu do danych osób zatrudnionych, reprezentujących lub współpracujących z podmiotem będącym stroną umowy);
• wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz dotyczących przechowywania dokumentacji handlowej, a także obowiązku wykazania zgody (art. 7 ust. 1 RODO) i rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, obejmujących zapewnienie bezpieczeństwa Panelu i ochronę przed nadużyciami, prowadzenie komunikacji z klientami (w tym obsługę naruszeń), zarządzanie relacjami z klientami, prowadzenie wewnętrznych analiz dotyczących funkcjonowania usług, wykazanie faktu i treści złożonych oświadczeń woli (akceptacja Regulaminu i OWS), ustalenie, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami oraz archiwizację dokumentacji związanej ze współpracą handlową — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prowadzenia analiz statystycznych dotyczących korzystania z Panelu, z wykorzystaniem analitycznych plików cookie Google Analytics 4 — wyłącznie na podstawie uprzednio wyrażonej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.

Administrator nie wykorzystuje danych osobowych do podejmowania decyzji wywołujących wobec użytkowników skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, którym Administrator powierzył ich przetwarzanie lub które są uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawcy usług IT zapewniający utrzymanie Panelu B2B, infrastruktury informatycznej, hostingu, bazy danych, poczty elektronicznej oraz wsparcia technicznego;
• dostawcy usług analitycznych — wyłącznie w zakresie objętym zgodą użytkownika na wykorzystanie analitycznych plików cookie (Google Ireland Ltd., usługa Google Analytics 4);
• operatorzy płatności, przewoźnicy oraz firmy kurierskie — w zakresie niezbędnym do realizacji zamówień;
• dostawcy systemów księgowych i biura rachunkowe obsługujące Administratora;
• kancelarie prawne, doradcy podatkowi oraz audytorzy — jeżeli jest to niezbędne do ochrony praw Administratora lub realizacji obowiązków prawnych;
• organy administracji publicznej oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

W przypadku korzystania z usług dostawców, których infrastruktura znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub którzy mogą zapewniać wsparcie techniczne z państw trzecich, przekazanie danych odbywa się wyłącznie z zachowaniem wymogów określonych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (dotyczy to dostawców z USA certyfikowanych w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, np. Google) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów przewidzianych w RODO.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

6. Okres przechowywania danych

Administrator przechowuje dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez czas wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. W szczególności:

• dane związane z prowadzeniem konta w Panelu są przetwarzane przez okres korzystania z konta oraz do czasu przedawnienia roszczeń związanych z jego prowadzeniem;
• dane dotyczące zamówień oraz współpracy handlowej są przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas wynikający z przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń;
• dokumentacja księgowa i podatkowa, w tym faktury, przechowywana jest przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego;
• zapisy akceptacji Regulaminu i Ogólnych Warunków Sprzedaży są przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających;
• zapisy decyzji dotyczących plików cookie są przechowywane przez 3 lata od dnia złożenia oświadczenia, w celu wykazania zgody zgodnie z art. 7 ust. 1 RODO;
• dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że wcześniej ustaną cele ich przetwarzania;
• dane przetwarzane w związku z analitycznymi plikami cookie przechowywane są zgodnie z ustawieniami przyjętymi dla narzędzia Google Analytics 4 (retencja danych o zdarzeniach: 14 miesięcy), a same pliki cookie „_ga” wygasają najpóźniej po 2 latach.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, o ile dalsze ich przetwarzanie nie wynika z obowiązujących przepisów prawa.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych, w przypadkach przewidzianych przepisami prawa;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Żądania dotyczące realizacji powyższych praw można kierować na adres e-mail Administratora wskazany w niniejszej Polityce.

8. Pliki cookie i podobne technologie

Panel B2B wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego działania serwisu oraz — po uzyskaniu zgody użytkownika — do prowadzenia analiz statystycznych, zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej. W Panelu wykorzystywane są dwie kategorie plików cookie:

• Niezbędne pliki cookie — umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie Panelu, w szczególności utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika, zapewnienie bezpieczeństwa korzystania z serwisu, zapamiętanie ustawień dotyczących plików cookie oraz ochronę przed nadużyciami. Ich stosowanie nie wymaga zgody użytkownika, ponieważ są one niezbędne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. Ich zablokowanie w przeglądarce uniemożliwi zalogowanie się do Panelu.
• Analityczne pliki cookie — za zgodą użytkownika Administrator korzysta z narzędzia Google Analytics 4 (dostawca: Google Ireland Ltd.) w celu sporządzania zbiorczych statystyk dotyczących sposobu korzystania z Panelu. Pliki „_ga” przechowywane są do 2 lat. Dane wykorzystywane do celów analitycznych nie służą identyfikacji użytkowników ani profilowaniu, a funkcje reklamowe Google (personalizacja, remarketing) są trwale wyłączone.

Administrator wdrożył mechanizm Google Consent Mode v2, który zapewnia, że narzędzie analityczne jest uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody na analityczne pliki cookie. Do czasu wyrażenia zgody narzędzia analityczne nie są w ogóle uruchamiane. W przypadku odmowy zgody lub jej wycofania analityczne pliki cookie nie są zapisywane na urządzeniu użytkownika, a korzystanie z Panelu pozostaje w pełni możliwe.

Administrator nie wykorzystuje marketingowych ani profilujących plików cookie.

Zgoda na stosowanie analitycznych plików cookie jest dobrowolna i może zostać wycofana lub zmieniona w każdym czasie. W tym celu należy skorzystać z poniższego przycisku: ponowne wyświetlenie banera zgód umożliwia zmianę wcześniej wybranych preferencji, a zapisane pliki analityczne zostają usunięte. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu wykazania zgodności z art. 7 ust. 1 oraz art. 5 ust. 2 RODO Administrator prowadzi rejestr złożonych oświadczeń dotyczących plików cookie (treść decyzji, data i godzina, wersja banera, adres IP oraz informacje o przeglądarce). Rejestr nie służy identyfikacji użytkownika ani jego śledzeniu.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem osób nieuprawnionych.

W szczególności Administrator stosuje mechanizmy szyfrowania transmisji danych, szyfrowania haseł użytkowników, kontroli dostępu do systemów, rejestrowania zdarzeń związanych z bezpieczeństwem oraz ograniczenia dostępu do danych wyłącznie do osób posiadających stosowne upoważnienia.

Każdy użytkownik Panelu posiada dostęp wyłącznie do danych oraz dokumentów dotyczących własnego konta i realizowanych przez niego transakcji. Administrator stosuje rozwiązania techniczne i organizacyjne mające na celu uniemożliwienie dostępu do faktur, dokumentów WZ oraz pozostałych dokumentów sprzedażowych osobom nieuprawnionym, a poprawność tych mechanizmów podlega regularnym testom.

10. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może dokonywać zmian niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, wdrożenia nowych funkcjonalności Panelu B2B lub zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest każdorazowo publikowana w Panelu wraz z datą ostatniej aktualizacji, a wersje archiwalne pozostają dostępne pod adresem /wersje. Zasady korzystania z Panelu określa Regulamin.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy RODO, Prawa komunikacji elektronicznej oraz pozostałych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.